01 | 걸려오는 전화를 받을 때

✓ 전화벨이 길게 울리기 전에 받는 것이 좋다. 걸려 오는 전화를 받았다면 회사와 부서, 성명을 먼저 밝힌 후 어떤 용건으로 연락을 주셨는지 물어본다.

✓ 신입사원들은 거래처와 통화할 때 모르는 부분이 많기 때문에 항상 컴퓨터 메모장이나 메모지를 이용하여 메모한다.

✓ 메모 중 잘 못 알아듣는 경우, ‘죄송하지만 다시 한번 말씀해 주시겠습니까?’와 같은 말을 하며 예의바르게 한번 더 물어보는 것이 좋다.

02 | 거래처와 통화할 때

✓ 간단하게 인사를 건넨 후 내가 속한 회사명과 부서, 이름을 말한 후 용건을 시작하도록 한다.

✓ 전화를 통해 들은 이야기는 잊어버리거나 명확하지 않을 수 있기 때문에 관련 내용을 메모하는 습관이 필요하다. 통화 전 달력과 수첩, 펜을 미리 준비한다.

✓ 용건이 끝난 후 끊기 전에는 정중하게 인사를 나눈다.

03 | 전화를 끊을 때

✓ 보통은 전화를 건 쪽이 먼저 끊는 것이 기본 에티켓이다. 대화가 끝나고 바로 끊지 않고 몇 초간 간격을 두고 상대방이 추가로 얘기할 내용이 없다는 것을 확인한다.

✓ 전화를 끊을 때에는 ‘감사합니다’ 또는 ‘시간 내주셔서 감사합니다’처럼 감사의 마음을 표시하는 것이 좋다.

✓ 간혹 ‘수고하세요’라고 말하는 사람들이 있는데, ‘수고하세요’는 윗사람이 아랫사람에게 일을 열심히 할 수 있도록 독려할 때 사용하는 말이기 때문에 쓰지 않는 것이 좋다.

04 | 부재중일 때

✓ 회의나 미팅, 출장 등으로 자리를 비우게 되면 나에게 걸려오는 전화를 받을 수 없다. 이럴 때는 내 자리에 번호가 찍혀 있을 수도 있고 부서 내 다른 팀원이 전화를 대신 받아 메모를 남겨 놓았을 수도 있다.

✓ 이처럼 부재중인 상태로 전화를 받지 못했다면 ‘죄송합니다. 출장 중이어서 전화를 못 받았습니다. 어떤 용건으로 연락을 주셨을까요?’처럼 죄송한 마음을 표시하며 상대방의 기분을 배려하여야 한다.

✓ 상대방이 현재 바쁜 업무로 인해 전화를 받지 못할 수도 있으니 상대방의 현재 상황을 고려하여 통화를 이어나가는 것이 좋다.

05 | 당겨받기와 돌려주기

✓ 당겨받기는 팀 내 다른 사람의 자리에서 울리는 전화를 내 전화기로 받을 수 있는 기능이다. 전화가 오는 자리가 비어있을 때, 혹은 다른 업무를 보고 있어서 전화를 받지 못하는 경우 당겨받기를 한다.

✓ 당겨받기는 처음에는 어려울 수 있지만 익숙해지면 유용한 기능이다. 전화벨이 울리면 수화기를 들고 당겨받기 버튼을 누른다.

✓ 담당자가 아님을 밝히기 위해 ‘대신 받았습니다. OO팀 OOO입니다.’와 같이 전화를 시작하는 것도 좋다.

✓ ‘담당자가 현재 이러이러한 이유로 자리를 비웠는데, 메모 남겨드릴까요?’처럼 예의바르게 얘기한다.

✓ 담당자에게 전달하여야 하는 내용이 있다면 반드시 메모해 두고 관련 내용을 전달하여 소통에 문제가 없도록 해야 한다.

✓ 돌려주기는 당겨받기와 반대로 내 자리에 온 전화를 다른 사람에게 전달하는 기능이다. 당겨받기를 하고 나서 담당자가 돌아왔을 때 다시 전화를 돌려주는 용도로 사용한다.

✓ 돌려주기 버튼을 누른 후 담당자의 내선번호를 누르고 잘 연결되었는지 확인 후 전화기를 내려놓는다.

주의하세요~!!

✓ 상대방의 말을 끊지 않도록 주의하기

✓ 통화 중에 잡담하지 않기

✓ 잘 모르는 내용 임의대로 판단하지 않기