STEP 1. 보고서의 목적 파악하기

집을 짓기 전에 설계도를 먼저 작성하듯 보고서도 작성하기 전에 누구에게 쓸 것인지, 왜 쓰는지, 어떤 내용이 작성되어야 하는지 등 목적을 파악해야 한다.
보고서를 읽는 이에 따라 보고서의 내용과 흐름이 달라질 수 있기 때문에 타깃 또한 명확히 해야 한다.

STEP 2. 논리적인 목차 작성하기

글의 튼튼한 기둥이자 뼈대는 목차다. 논리적이고 설득력 있는 보고서를 작성하고 싶다면 ‘PREP'법에 맞춰 작성해보자. 경우에 따라 첫 문단 또는 첫 장에 결론부터 제시해 읽는 사람이 핵심을 쉽게 파악할 수 있도록 한다.
✓PREP법
- Point(주장): 주장을 만들고 대강의 요점을 보여준다.
- Reason(이유): 주장에 대한 근거와 이유를 제시한다.
- Example(사례): 이유를 더 보강하기 위해 구체적인 사례를 거론한다.
- Point again(마무리): 주장을 마무리 지으며 이유와 사례를 근거로 처음 주장한 것이 타당하다는 것을 재차 설명한다.

STEP 3. 문장은 정확한 단어로 간결하게!

보고서는 읽는 이가 쉽게 이해할 수 있도록 불필요한 접속사와 부사는 줄이고 정확한 단어를 사용하여 작성하는 것이 좋다. 또한 과한 생략은 오히려 이해를 떨어뜨릴 수 있어 핵심적인 부분을 적절히 요약하는 것이 좋다.
✓문장 정리 Tip
- ‘~할 수 있다’, ‘~하고 있다’와 같은 서술어의 사용은 보고서 내용의 신뢰도가 떨어진다.
- ‘~시킨다’와 같은 타동사는 읽는 사람이 뜻을 이해하기 가 어렵다.
- 한 문장에 쉼표가 4개 이상, 120자를 초과하는 경우는문장을 분리한다.
- 꾸미는 표현, 중복된 표현은 없앤다.
- 자료와 설명할 내용이 많아도 최대한 생략하고 문장을 함축하여 작성한다.

STEP 4. 맞춤법 검사하기

보고서의 정확성과 신뢰도를 높이기 위해서 가장 중요한 것은 맞춤법이다. 오타, 띄어쓰기, 맞춤법 등을 철저히 확인하며 보고서에서 실수가 없도록 하는 것이 중요하다.
✓직장인이 많이 헷갈리는 맞춤법 모음
참고 VS 참조
참고: ‘살펴서 도움이 될 만한 재료로 삼음’이라는 뜻으로 어떤 내용을 살펴보기 원할 때 사용
참조: ‘참고로 비교하여 대조해 봄’이라는 뜻으로 다른 것과 비교하거나 대조해 보기를 원할 때 사용
운영 VS 운용
운영: ‘조직이나 가구, 사업체 따위를 운용하고 경영함’을 뜻하는 단어로 주로 기업, 학회, 대회 등의 단어와 함께 쓰임.
운용: ‘어떤 것을 움직이게 하거나 부리어 씀’을 의미하는 단어로 주로 자본, 예산, 기금, 물품 등의 단어와 함께 쓰임.
율 VS 률
율: ‘모음’이나 ‘ㄴ’ 받침 뒤에 사용한다.
률: ‘ㄴ’을 뺀 모든 받침 뒤에 사용한다.