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직장인 탐구생활
문서의 달인 ③

엑셀로 문서의 신이 되자

입사 1개월차 신입사원 홍신입. 그에게 3분기 매출을 정리하라는 업무 지시가 내려왔다. 엑셀을 실행한 홍신입은 수많은 셀로 이루어진 화면을 보며 한 셀 안에 줄 바꿈은 어떻게 해야 하는지, 내가 입력한 기호와 숫자가 왜 자꾸 오류가 나는지 멘붕에 빠졌다. 지금 그에게 필요한 건 다른 문서 프로그램과 전혀 다른 엑셀에서의 데이터 입력 방법과 단축키다.

정리 · 편집실

엑셀의 기본, 데이터 입력과 관리

Sheet 1
문자 데이터 입력하기
  • 입력한 문자의 길이가 셀 너비보다 길면 오른쪽 빈 셀을 넘어서 화면에 표시됨. 오른쪽 셀에 데이터가 있으면 셀 너비만큼만 화면에 표시됨: 열 너비 조절
  • 숫자 0으로 시작하는 학번, 고객번호 등을 입력하면 유효하지 않는 값으로 인식해서 0이 안됨 : 숫자 앞에 ‘(작은 따옴표) 입력(숫자가 문자 형식으로 변경되어 정상적으로 데이터 입력)
  • 한 개의 셀에 2줄로 입력 시(줄 바꿈): Alt+Enter 후 데이터 입력
Sheet 2
숫자 데이터 입력하기
  • 숫자 데이터를 입력하면 셀의 오른쪽으로 정렬
  • +, -, 소수점, 콤마, 괄호와 같은 기호와 함께 사용 가능
  • 12자리 이상의 숫자를 입력하면 지수 형태로 표시됨(정상적인 숫자로 표시하고 싶을 경우 Ctrl+1을 누르면 나타나는 셀 서식 상자에서 숫자 선택 후 확인)
  • 16자리 이상 입력하면 나머지 자릿수는 0으로 채워짐
  • 서식이 적용된 데이터의 경우 열 너비가 부족하면 #으로 표시됨: 열 너비 조절
  • 분수 1/2를 입력하면 날짜로 인식: 0을 입력하고 한 칸 띄운 다음 1/2를 입력(소수 0.5로 처리되어 계산이 가능)
Sheet 3
날짜 데이터 입력하기
  • 날짜는 –또는 /로 구분해 입력
  • 현재 날짜를 자동으로 입력 → Ctrl + ; (세미콜론)
  • 현재 시간을 자동으로 입력 → Ctrl + : (콜론)
  • TODAY(=TODAY()), NOW(=NOW()) 함수를 사용하여 현재 날짜 또는 날짜와 시간 입력

엑셀에서 요긴한 기능

열 너비 같게 복사하기
표 일부를 복사해 새로운 시트에 열너비를 같게 복사하기

마우스 오른쪽 버튼 Click

선택하여 붙여넣기(Ctrl + Alt + V) Click

열너비 옵션 Click

여러 텍스트가 있는 셀 나누기
구분 기호(띄어쓰기나 공백) 있는 경우

해당 셀 선택 →  메뉴 중 데이터 선택 →  텍스트 나누기 선택 →  텍스트 마법사 창에서 구분기호로 분리 선택 →  공백 선택 →  셀들의 데이터 서식 설정 →  마침

일정한 너비로 셀 나눌 경우

해당 셀 선택 →  메뉴 중 데이터 선택 →  텍스트 나누기 선택 →  너비가 일정함 선택 →  선이 생긴 다음 드래그해서 원하는 위치에 두기 →  마침

특수 기호로 셀 나눌 경우

해당 셀 선택 →  메뉴 중 데이터 선택 →  텍스트 나누기 선택 →  구분기호 선택 →  기타 항목 에서 입력 선택 →  마침

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