직장인 탐구생활
직장 전화 예절과 메신저 예절

Manner Makes Man

마케팅부 이 대리는 어느 날 메신저에서 친구로 등록되어 있지 않은 사람에게 메시지를 받았다. “최종 파일 언제쯤 주실 수 있나요?” 아무런 인사나 소개, 주어도 없는 단 한 문장에 순간 당황한 이 대리. 나중에서야 새로운 거래처의 담당자라는 것을 알게 된 이 대리는 자신뿐만 아니라 동료도 비슷한 경험을 했다는 것을 알게 되었다. 전화 예절은 당연히 중요하고 메신저 역시 주요하게 쓰이는 수많은 미생들을 위한 직장 생활 필수 예절을 알아보자.

참고 · 편집실

직장인이면 필수!

비즈니스 전화 예절

전화 통화는 얼굴을 보지 않기 때문에 자칫 예절에 소홀할 수 있다. 하지만 비즈니스에 있어 전화 응대는 자신뿐 아니라 내가 몸담은 기업의 이미지를 결정지을 수 있으므로 적절한 예절이 필요하다. 더불어 중요한 것은 목소리의 톤과 뉘앙스다. 표정을 볼 수 없으므로 기본적으로 밝은 목소리와 명확한 발음으로 응대를 해야 하며, 친구와 대화하듯이 어미를 늘어뜨리거나 “그런데요”, “있잖아요”, “아마도~ 같습니다” 같은 불필요한 말과 모호한 단어를 최대한 지양해야 한다.

상황 1

전화벨이 몇 번 울릴 때 받아야 하나요?

전화벨이 울리자마자 받으면 상대방이 당황할 수 있다. 반면 오랫동안 울려도 받지 않으면 부재중이라 생각한다. 따라서 전화벨이 2~3번 울리고 난 다음에 받으며 여러 번 울리지 않게 한다. 만약 늦게 받았을 경우 사과를 한다.

상황 2

처음에 인사를 어떻게 해야 하나요?

전화를 받고 걸 때 인사말과 함께 자신의 회사명, 부서명, 이름과 직급 등의 신분을 먼저 밝힌다. 전화를 받았을 경우에는 상대방의 용건을, 전화를 걸었을 때는 전달하고자 하는 내용의 핵심이나 결론부터 먼저 전달한다.

상황 3

다른 사람의 전화를 대신 받을 땐 어떻게 하나요?

대신 받았을 경우, “대신 받았습니다”라는 말과 함께 자신의 부서명, 이름, 직급 등을 밝힌다. 해당 담당자의 부재 사유를 전달 후, 상대방이 전할 내용과 메모 여부를 묻는다. 메모할 때는 상대방의 소속, 이름, 직함과 전달 내용을 적고, 전화를 받은 자신의 이름과 통화 시각을 적은 뒤 담당자 자리에서 키보드나 모니터 등 잘 보이는 곳에 둔다.

상황 4

중요한 약속이나 내용은 어떻게 주고받나요?

전화로 중요한 약속이나 협의 내용 등을 주고받아야 될 경우, 자세하게 메모 한다. 양해를 구한 뒤 회사명, 계약명, 날짜와 시간, 이름, 중요한 숫자 등을 적고 상대방에게 확인한다. 알파벳은 스펠링으로, 숫자의 경우 순서대로 (1, 2, 3중 3을 말씀하시는 건가요?) 표현한다. 이후 메모 내용을 정리해 이메일로 주고받아 기록으로 남기고 확인하는 것이 중요하다.

친구와의 대화가 아니다

비즈니스 메신저 예절

비즈니스에 있어 전화만큼 메신저가 중요해진 시대다.
보편적으로 많이 사용하는 메신저부터 사내 메신저, 비즈니스 전용 메신저 등 다양한 플랫폼을 사용하지만, 중요한 것은 어떤 메신저를 사용하냐가 아니라 어떻게 커뮤니케이션하느냐이다.
기억해야 할 것은 친구가 아닌 동료나 거래처와 커뮤니케이션한다는 것이다.


Tip 1

메신저도 인사가 중요하다

#간단한 인사 #소속, 이름, 직급

프로필에 이름만을 적어두는 경우보다 닉네임이나 명언을 적고, 사진도 다양하게 사용하기 때문에 누가 누군지 모르는 경우가 많다. 전화처럼 비대면이기 때문에 대화를 시작할 때 간단한 인사와 함께 소속, 이름, 직급을 먼저 밝힌다.

Tip 2

간단, 명료, 정확

#용건만 간단히 #정확하게!

메신저는 신속하고 간단한 전달이 가능해 업무에서 사용 빈도가 높다. 그만큼 알게 모르게 피로도가 쌓인다. 따라서 메신저로 커뮤니케이션할 경우 전달하고자 하는 내용을 간단하고 명료하게, 그리고 정확하게 적는다. 친구와 대화하듯이 꼬리물기처럼 길게 대화하면 업무의 흐름이 끊기거나 방해가 될 수 있다.

Tip 3

상대방 배려하기와 사생활 지키기

#개인적 관심은 노노!

메신저는 접근성이 쉽고 간단한 만큼 오히려 시간대를 고려하지 않고 메시지를 보내거나, 한 번에 보낼 내용을 대화하듯이 끊임없이 보내거나 하는 경우가 많다. 업무적인 내용은 되도록 근무 시간 내에 주고받고, 부득이한 경우에는 양해를 구한다. 또한 반대로 상대방이 보낸 내용을 너무 긴 시간 확인하지 않을 경우에도 실례가 되므로 업무 시간에는 되도록 늦지 않게 확인한다. 중요한 것은, 어느 정도 친근감이 생긴 상대방이라 하여도 상대방의 프로필이나 사진 등을 소재로 함부로 개인적인 이야기를 물어보지 말아야 한다.